Відповіді на анкету вже збережені в Excel. Ви бачите оцінки, розгорнуті коментарі й порожні клітинки, але не знаєте, з чого почати опрацювання результатів для дипломної роботи. Спочатку потрібно впорядкувати файл так, щоб кожна відповідь зберегла свій зміст і її можна було правильно врахувати в обчисленнях. Саме для цього потрібне кодування анкет. Воно не вимагає навичок програмування, проте потребує кількох обдуманих рішень.
Розглянемо їх на прикладі анкети про консультації під час написання дипломної роботи. Ви побачите, що робити з відсутньою оцінкою, як розділити кілька вибраних відповідей і коли залишити клітинку порожньою. Також з'ясуємо, що передати людині, яка опрацьовуватиме результати, щоб їй не довелося здогадуватися, про що запитували учасників. На цьому етапі ми готуємо відповіді до аналізу, а ще не робимо висновків про досліджувану групу.
Почніть із копії файлу та збережіть початкові відповіді
Завантаживши відповіді з Google Forms або іншої форми, збережіть початковий файл і не змінюйте його. Для впорядкування зробіть копію та додайте до назви дату. Окремо коротко записуйте, що виправлено й чому. Достатньо нотатки «у стовпці годин прибрано позначення год, залишено введене число». Так ви зможете відрізнити відповідь учасника від власного виправлення та перевірити, чи не змінило воно зміст даних.
В одноразовому опитуванні один рядок зазвичай містить відповіді однієї людини. Надайте кожній анкеті постійний номер, наприклад S001, S002 і S003, та запишіть його в окремому стовпці. Номера рядка на краю аркуша Excel недостатньо, адже після сортування відповіді перемістяться. Якщо ті самі люди відповідали до занять і після них, збережіть також інформацію про етап опитування. Не вважайте два вимірювання однієї людини відповідями двох різних учасників.
До файлу для аналізу не додавайте прізвищ, електронних адрес або номерів телефонів. Якщо потрібно знати, кому належить анкета, зберігайте цей зв'язок в окремому, належно захищеному файлі. Сама заміна прізвища номером не забезпечує повної анонімності, якщо ви досі можете встановити автора відповіді. Перевірте також відкриті відповіді, у яких учасник міг сам зазначити свої особисті дані.
Три анкети й три рішення: що саме записати в Excel?
У наведеному прикладі ми просимо студентів оцінити корисність консультацій від 1 до 5 і зазначити, якими способами зв'язку вони користувалися. Можна вибрати електронну пошту, особисту зустріч і відеодзвінок. Також запитуємо про оплачувану роботу. Лише тим, хто відповів «так», показуємо запитання про кількість відпрацьованих годин за минулий тиждень. Подивімося, як підготувати три різні відповіді.
S001: усі потрібні відповіді надано
Людина оцінила консультації на 4, користувалася електронною поштою та особистою зустріччю, має оплачувану роботу й зазначила 20 годин. Зберігаємо оцінку 4 і число 20. Електронну пошту та зустріч запишемо окремо, щоб пізніше порахувати кожен із цих способів зв'язку. Не вибираємо за учасника одну з двох відповідей.
S002: порожня клітинка, бо запитання не стосувалося цієї людини
Оцінка консультацій становить 2, для зв'язку вибрано відеодзвінок, а відповідь про оплачувану роботу звучить «ні». Форма не показала запитання про години. Тому залишаємо клітинку порожньою, а поруч записуємо «не застосовується: запитання пропущено за правилами анкети». Не вписуємо нуль лише для заповнення клітинки.
S003: порожня клітинка там, де відповідь була потрібна
Людина користувалася електронною поштою й зазначила, що працює, але не вказала оцінки консультацій і кількості годин. Тут позначаємо відсутність відповіді. Не замінюємо пропущену оцінку на 1 і не заповнюємо години середнім значенням з інших анкет. Ми не знаємо, що відповіла б ця людина.
На аркуші дві порожні клітинки виглядають однаково, але можуть означати зовсім різні ситуації. Тому, крім самого числа, варто зберігати пояснення, чому його немає. Пізніше це допоможе правильно визначити, скільки людей справді відповіли на конкретне запитання.
Якщо ви не знаєте, як упорядкувати завантажені відповіді, можна почати з надсилання анкети та файлу без особистих даних. У межах послуги «Опрацювання результатів опитування та дослідження для дипломної роботи» з'ясуємо, що потрібно підготувати перед обчисленнями. Не обов'язково спочатку самостійно виправляти всі порожні поля або переробляти аркуш за випадковою інструкцією.
Додайте коротке пояснення: що означає кожен стовпець?
Через кілька тижнів заголовок «Запитання 3» може вже нічого вам не підказувати. Тому додайте пояснення на окремому аркуші. Такий опис називають словником змінних: змінна тут означає інформацію, записану в стовпці, наприклад оцінку консультацій. Вам не потрібна велика документація. Потрібен опис, завдяки якому ви й людина, що допомагає з аналізом, однаково розумітимете відповіді.
- Назва стовпця: наприклад, «Оцінка консультацій», а не лише «П3».
- Точне запитання: перепишіть його з анкети, яку отримали учасники.
- Значення відповідей: поясніть, що означають 1, 2, 3, 4 і 5, відповідно до опису шкали в анкеті.
- Що вимірюється: оцінка, кількість годин або належність до групи, наприклад форма навчання.
- Порожні клітинки: зазначте, хто мав відповідати та як ви визначаєте відсутність відповіді.
- Внесені зміни: опишіть перерахунок балів або інші виправлення, якщо вони були потрібні.
Головна бібліотека AGH рекомендує включати такий опис змінних до документації набору даних. На практиці він захищає від простої помилки: код 1 не може в одному стовпці означати то «так», то «ні». Не позначайте групи лише кольорами клітинок, адже після перенесення в іншу програму колір може зникнути. Якщо складно зрозуміти, що саме вимірює запитання, допоможе матеріал «Операціоналізація змінних у дипломній роботі: показники й приклади».
Коли замінювати відповіді числами, а коли залишати слова?
«Денну форму навчання» та «заочну форму навчання» можна позначити числами 1 і 2. Тут числа є лише короткими позначеннями назв. Вони не означають, що друга форма навчання вдвічі більша або краща. Так само оцінки від 1 до 5 мають визначений порядок, але саме нумерування відповідей не доводить, що відстань між кожною парою сусідніх оцінок однакова.
Водночас не потрібно замінювати кожне слово цифрою. Це залежить від подальшого аналізу та програми, у якій його виконуватимуть. Найважливіше послідовно записувати відповіді й пояснити їхнє значення. Якщо узгоджено числові коди, додайте їхній опис. У підручнику APS окремо розглянуто позначення відповідей і визначення пропущених даних. Це корисне розрізнення: «немає відповіді» не є ще однією оцінкою на шкалі.
Перегляньте також відповіді, які мають бути числами. Запис «20 год» краще розділити на число 20 у клітинці та пояснення про години в описі стовпця. Натомість не прибирайте початкові нулі з номера анкети, якщо «001» потрібне для її розпізнавання. Дати записуйте однозначно, наприклад рік, місяць і день. Запис 03/04 можна прочитати як 3 квітня або 4 березня, залежно від налаштувань програми.
Що робити з порожніми клітинками, нулем і відповіддю «не знаю»?
Повернімося до годин роботи. Поруч зі стовпцем чисел можна додати стовпець «Примітки до відповіді». Запишіть у ньому, чи години зазначено, чи людина залишила запитання без відповіді, чи форма взагалі його їй не показала. Так ви не сплутаєте студента, який не має оплачуваної роботи, зі студентом, який працює, але не вказав кількості годин.
- 0: учасник справді вказав нуль, і зміст запитання допускає таку відповідь.
- Немає відповіді: людина мала відповісти, але не зазначила значення.
- Не застосовується: за правилами анкети запитання не було призначене для цієї людини.
- Не знаю або не хочу відповідати: збережіть цю інформацію, якщо учасник вибрав такий варіант.
Якщо у вас є лише порожня клітинка, не вгадуйте, чому людина нічого не вписала. Перевірте зміст і послідовність запитань. Якщо причину досі неможливо встановити, просто зазначте цю невизначеність. Перед наступним опитуванням варто перевірити, кому показуються окремі запитання. На такі зв'язки та пробне заповнення форми звертає увагу також Статистичне управління в Познані.
Будьте уважні з умовними позначеннями, наприклад 99 або -9. Якщо вони означають відсутність відповіді, їх не можна включати до середньої оцінки чи кількості годин. Excel сприйме їх як звичайні числа, якщо обчислення їх не виключає. Також не заповнюйте всі порожні клітинки середньою відповіддю інших людей. Спочатку потрібно з'ясувати, скільки відповідей бракує, яких запитань це стосується та що передбачає інструкція використаної анкети.
Саме тут може допомогти консультація до початку статистичних тестів. У межах послуги «Статистичний аналіз для бакалаврської та магістерської роботи» можна узгодити, як врахувати пропущені відповіді та які зібрані дані придатні для запланованих обчислень. Мета полягає у збереженні змісту даних, а не в їх виправленні доти, доки результат підтвердить гіпотезу.
Що робити, якщо запитання мають різні правила нарахування балів?
У деяких готових опитувальниках частину відповідей потрібно перерахувати перед підсумовуванням балів. Наприклад, одне твердження описує впевненість під час виступу, а інше напруження. Спочатку перевірте інструкцію саме цього опитувальника. Саме по собі негативне формулювання ще не означає, що потрібно застосувати зворотне нарахування балів. Не ухвалюйте такого рішення лише після перегляду результатів.
Якщо інструкція вимагає зворотного нарахування балів від 1 до 5, відповідь 1 після перерахунку отримує 5 балів, 2 отримує 4, а 3 залишається 3. Відповідно, 4 перетворюється на 2, а 5 на 1. Запишіть перераховані бали в новому стовпці та збережіть початкову відповідь поруч. Якщо шкала починається з нуля, правило буде іншим. Не копіюйте спосіб підрахунку з іншого опитувальника.
За потреби: формула, якщо ви самостійно перераховуєте бали
Для відповідей від 1 до 5 у D2 можна ввести в новому стовпці =JEŻELI(D2="";"";6-D2) у польській версії Excel. В англійській версії це =IF(D2="","",6-D2); роздільник залежить від налаштувань. Формула залишає порожнє поле порожнім, а надану відповідь віднімає від 6. Використовуйте її лише після перевірки, що клітинки містять числа від 1 до 5 або є порожніми. Для діапазону від 0 до 4 відповідь віднімають від 4.
Перевірте вручну принаймні відповіді 1, 3 і 5, а також порожню клітинку. Для цієї шкали результат 6 означає помилку. Формула не потрібна, якщо ви готуєте файл для аналізу іншою людиною: тоді додайте інструкцію опитувальника й залиште відповіді без змін. Підсумовувати або усереднювати кілька запитань можна лише тоді, коли це дозволяють правила конкретного інструмента, зокрема правила щодо неповних відповідей.
Як записати запитання, у якому можна вибрати кілька відповідей?
В анкеті про консультації одна людина могла одночасно вибрати електронну пошту й особисту зустріч. Обидві відповіді важливі. Щоб їх було легше порахувати, створіть окремі стовпці «Електронна пошта», «Зустріч» і «Відеодзвінок». Для людини, яка відповіла на запитання, поставте 1 біля вибраного способу та 0 біля невибраного. Наші три анкети матимуть такий вигляд:
- S001: електронна пошта 1, зустріч 1, відеодзвінок 0.
- S002: електронна пошта 0, зустріч 0, відеодзвінок 1.
- S003: електронна пошта 1, зустріч 0, відеодзвінок 0.
Якщо людина взагалі не відповіла на це запитання, не ставте автоматично три нулі. «Не користуюся жодним способом» не обов'язково означає те саме, що «не відповів». Допомагає окремий варіант «жоден із перелічених». Посібник Kent State University показує, як розрізнення цих ситуацій впливає на подальший підрахунок. Якщо анкета їх не розрізняє, збережіть інформацію про це обмеження, а не приписуйте учасникові вибір.
Пам'ятайте також, що можна рахувати людей або всі вибрані варіанти. Студент, який користується двома способами зв'язку, є однією людиною, але дає два вибори. Тому відсотки, обчислені від кількості людей, не обов'язково становитимуть у сумі 100%. Не видаляйте другий вибір, щоб «виправити» суму. Якщо розділяєте відповіді автоматично, перевірте кілька рядків вручну: подібні назви чи коми всередині відповіді можуть спричинити помилку.
Як упорядкувати відповіді, написані власними словами?
На запитання «Що заважає відвідувати консультації?» людина відповідає: «Час збігається з роботою, а дорога займає годину». Збережіть повну відповідь. Поруч можна позначити дві теми: незручний час і дорогу. Не скорочуйте її до «браку часу», адже частина інформації зникне. Якщо плануєте рахувати теми, спочатку визначте, чи одна відповідь може належати до кількох груп.
Прочитайте частину відповідей і поясніть, що зараховуєте до кожної групи. Перевірте, чи можна застосувати ті самі правила до решти коментарів. Якщо змінюєте опис групи, поверніться також до попередніх відповідей. Друкарську помилку можна виправити в допоміжній копії, але не змінюйте зміст слів учасника. Перед передаванням матеріалу приберіть відомості, за якими його можна впізнати, наприклад прізвище в розгорнутому коментарі.
Остання перевірка: чи файл досі відповідає анкеті?
Перед обчисленнями пошукайте звичайні помилки запису. Оцінка 7 у запитанні зі шкалою 1-5 потребує пояснення. Проте дуже велика, але можлива кількість годин не є автоматично помилкою. Порівняйте її зі змістом запитання та початковою відповіддю. Упорядкування даних має усувати помилки, а не відповіді, через які складніше отримати очікуваний результат.
- Перевірте, чи кількість анкет збігається із завантаженим файлом і чи кожна має власний номер.
- Перегляньте відповіді в кожному стовпці. Пошукайте друкарські помилки, зайві пробіли та записи, яких не передбачала форма.
- Перевірте допустимі оцінки й послідовність запитань, наприклад години роботи в людей, які вибрали «не працюю».
- Порахуйте відсутні відповіді окремо для кожного запитання. Відділіть випадки, коли запитання не стосувалося людини.
- Порівняйте кілька перерахованих балів і відповідей із множинним вибором з оригіналом.
- Переконайтеся, що під час сортування переміщувалися цілі рядки, а не лише один стовпець відповідей.
- Якщо анкету не буде враховано в аналізі, запишіть причину й залиште її в початковому файлі.
Два однакові набори відповідей не доводять, що одна людина надіслала анкету двічі. Перш ніж щось видаляти, перевірте, які у вас є підстави розпізнати повторне надсилання. Можуть знадобитися час заповнення або заздалегідь узгоджений спосіб розпізнавання анкет. Самої подібності відповідей недостатньо. Записане рішення допоможе пізніше пояснити, чому ви аналізуєте менше анкет, ніж спочатку завантажили.
Що надіслати разом із відповідями, щоб їх можна було опрацювати?
Зазвичай зручно зберігати файл Excel у форматі XLSX, з окремими аркушами для відповідей, пояснень і нотаток про зміни. Якщо людині, яка опрацьовуватиме результати, потрібен CSV, узгодьте спосіб збереження файлу. CSV переносить дані одного аркуша, а не весь набір пояснень. Після повторного відкриття перевірте, чи стовпці не об'єдналися, українські та польські літери читаються правильно, а числа й дати не змінилися.
Якщо ви використовували формули, збережіть також версію, у якій можна перевірити обчислення. Уточніть, чи для подальшого аналізу потрібен файл лише з результатами цих формул. Перевірте й порожні поля: клітинка, що виглядає порожньою, може містити формулу, а інша програма не завжди розпізнає її як відсутність відповіді. Порівняння кількох таких місць після відкриття файлу допоможе уникнути подальших помилок.
Додайте точну форму анкети, пояснення стовпців, інструкцію підрахунку балів використаних шкал і дослідницькі запитання. Зазначте, що вже змінено та які відповіді викликають сумніви. Такий комплект дозволяє перейти до опрацювання результатів без здогадок про значення чисел. Наступний етап описано в матеріалі «Як обробити результати анкети в дипломній роботі? Excel і приклади».
Джерела та межі їх використання
Наведені матеріали допомагають розрізнити опис відповідей, правила позначення пропусків і підготовку файлу. Для перерахунку балів завжди потрібна також інструкція опитувальника, яким ви справді користуєтеся.
- Firkowska-Mankiewicz A., Kanash T., Tarkowska E. (ред.), Krótkie wykłady z socjologii. Przegląd problemów i metod, Варшава, 2012. Додаток R. Grzejszczak, с. 385-387: мітки значень і позначення пропусків. Польською мовою.
- Головна бібліотека AGH, RODBUK: документування набору даних: описи змінних, форматів і правил найменування. Польською мовою.
- Статистичне управління в Познані, Jak przygotować i przeprowadzić badanie ankietowe?, 2024: основи пілотного тестування та зв'язків між запитаннями. Польською мовою.
- Kent State University Libraries, Working with “Check All That Apply” Survey Data: організація відповідей із множинним вибором.
Поширені запитання
Чи достатньо діаграм з Google Forms для статистичних тестів?
Зазвичай потрібна база відповідей окремих осіб, наприклад експорт у XLSX або CSV. Самі зведені діаграми часто не дають змоги відтворити зв'язки між відповідями або обчислити кореляцію. Також надішліть анкету та ключ оцінювання шкал, якщо вони використовуються.
Чи достатньо Excel для обробки анкети?
Для впорядкування даних, простих зведень, відсотків та діаграм електронної таблиці може бути достатньо. Більш складний аналіз потребує відповідних інструментів та знання їх припущень. Вибір програми має випливати з завдання. Сама програма не оцінює, чи відповідає спосіб аналізу проєкту дослідження.
Чи врахуєте ви пропущені відповіді та питання з множинним вибором при обробці анкети?
Так. Надішліть анкету та електронну таблицю з відповідями, а також пояснення використаних позначень. Я допоможу впорядкувати кількісні підсумки, основу для розрахунку відсотків та описи таблиць, щоб було зрозуміло, скількох осіб стосується зведення і як враховано пропущені відповіді.
Чи можна назвати помилку в розрахунках обмеженням дослідження?
Помилку, яку можна виправити, спочатку виправте й перевірте її вплив на інші результати. Абзац про обмеження не замінює корекції знаменника, кодування чи формули. Якщо дані неможливо відновити, опишіть пропуск і наслідки, не вигадуючи значень.
Не знаєте, що робити із завантаженими відповідями?
Надішліть мені анкету, файл із відповідями без особистих даних і запитання, на які хочете відповісти в дипломній роботі. Напишіть, що викликає труднощі: порожні поля, кілька відповідей в одній клітинці, нарахування балів чи підготовка всього аркуша. Я перегляну матеріал і запропоную потрібний обсяг допомоги. Узгодимо, чи достатньо впорядкувати дані, чи вам також потрібні аналіз та опрацювання результатів. Перед початком домовимося про ціну й термін.
