Kodowanie ankiety w Excelu - jak przygotować dane do analizy?

Masz już odpowiedzi z ankiety w Excelu. Widzisz oceny, dłuższe wypowiedzi i puste pola, ale nie wiesz, od czego zacząć opracowanie wyników do pracy. Najpierw trzeba uporządkować plik tak, żeby każda odpowiedź zachowała swoje znaczenie i dała się poprawnie policzyć. Właśnie temu służy kodowanie ankiety. Nie wymaga programowania, ale wymaga kilku świadomych decyzji.

Przejdziemy przez nie na ankiecie o konsultacjach podczas pisania pracy dyplomowej. Zobaczysz, co zrobić z brakującą oceną, jak rozdzielić kilka zaznaczonych odpowiedzi i kiedy pozostawić pustą komórkę. Dowiesz się też, co przekazać osobie opracowującej wyniki, aby nie musiała zgadywać, o co pytano uczestników. Na tym etapie przygotowujemy odpowiedzi do analizy, jeszcze nie wyciągamy wniosków o badanej grupie.

Zacznij od kopii pliku i zachowania oryginalnych odpowiedzi

Po pobraniu odpowiedzi z Google Forms lub innego formularza zapisz oryginalny plik i zostaw go bez zmian. Do porządkowania utwórz kopię, a w nazwie dopisz datę. Obok prowadź krótką notatkę: co poprawiono i dlaczego. Wystarczy zapis „w kolumnie godzin usunięto dopisek h, pozostawiono podaną liczbę”. Dzięki temu później odróżnisz odpowiedź uczestnika od własnej poprawki i sprawdzisz, czy nie zmieniła ona sensu danych.

W jednorazowej ankiecie jeden wiersz zazwyczaj zawiera odpowiedzi jednej osoby. Nadaj każdej ankiecie stały numer, na przykład S001, S002 i S003, w osobnej kolumnie. Numer widoczny przy krawędzi Excela nie wystarczy, bo po sortowaniu odpowiedzi zmienią miejsce. Jeśli te same osoby odpowiadały przed zajęciami i po nich, zachowaj także informację, z którego terminu pochodzi odpowiedź. Nie traktuj dwóch pomiarów jednej osoby jak dwóch różnych uczestników.

Do pliku przeznaczonego do analizy nie dodawaj nazwisk, adresów e-mail ani telefonów. Jeżeli musisz wiedzieć, do kogo należy ankieta, przechowuj to powiązanie w osobnym, odpowiednio chronionym pliku. Samo zastąpienie nazwiska numerem nie zapewnia pełnej anonimowości, jeżeli nadal możesz ustalić, kto udzielił odpowiedzi. Sprawdź również wypowiedzi otwarte, w których uczestnik mógł sam podać swoje dane.

Trzy ankiety i trzy decyzje: co właściwie zapisać w Excelu?

W poniższym przykładzie pytamy studentów, jak oceniają przydatność konsultacji w skali od 1 do 5 i z jakich form kontaktu korzystali. Można zaznaczyć e-mail, spotkanie oraz wideorozmowę. Pytamy też o pracę zarobkową. Dopiero osobom, które zaznaczyły „tak”, pokazujemy pytanie o liczbę przepracowanych godzin w ostatnim tygodniu. Sprawdźmy, jak przygotować trzy różne odpowiedzi.

W arkuszu dwie puste komórki wyglądają tak samo, ale mogą oznaczać zupełnie inne sytuacje. Dlatego poza samą liczbą warto zachować informację, dlaczego jej nie ma. Później pozwoli to poprawnie ustalić, ile osób rzeczywiście odpowiedziało na dane pytanie.

Jeśli nie wiesz, jak uporządkować pobrane odpowiedzi, możesz zacząć od przesłania formularza i pliku bez danych osobowych. W ramach usługi „Opracowanie wyników ankiety i badań do pracy licencjackiej i magisterskiej” ustalimy, co trzeba przygotować przed liczeniem wyników. Nie musisz wcześniej samodzielnie poprawiać wszystkich pustych pól ani przerabiać arkusza według przypadkowej instrukcji.

Dopisz krótką instrukcję: co oznacza każda kolumna?

Po kilku tygodniach nagłówek „Pytanie 3” może już nic Ci nie mówić. Dopisz więc wyjaśnienia w osobnym arkuszu. Taki opis nazywa się słownikiem zmiennych: zmienna to w tym przypadku informacja zapisana w kolumnie, na przykład ocena konsultacji. Nie potrzebujesz rozbudowanej dokumentacji. Potrzebujesz opisu, dzięki któremu Ty i osoba pomagająca w analizie będziecie tak samo rozumieć odpowiedzi.

• Nazwa kolumny: na przykład „Ocena konsultacji”, a nie samo „P3”.
• Dokładne pytanie: przepisz je z formularza, który otrzymali uczestnicy.
• Znaczenie odpowiedzi: wyjaśnij, co oznacza 1, 2, 3, 4 i 5, zgodnie z opisem skali w ankiecie.
• Co jest mierzone: ocena, liczba godzin czy przynależność do grupy, na przykład tryb studiów.
• Puste pola: zaznacz, kto miał odpowiadać i jak rozpoznajesz brak odpowiedzi.
• Wprowadzone zmiany: opisz przeliczenie punktów lub inne poprawki, jeśli były potrzebne.

Biblioteka Główna AGH zaleca taki opis zmiennych w dokumentacji zbioru danych. W praktyce chroni on przed prostą pomyłką: kod 1 nie może raz oznaczać „tak”, a innym razem „nie” w tej samej kolumnie. Nie oznaczaj też grup wyłącznie kolorami komórek, bo po przeniesieniu do innego programu kolor może zniknąć. Jeżeli trudność dotyczy tego, co właściwie mierzy pytanie, pomoże poradnik „Operacjonalizacja zmiennych i wskaźniki w pracy dyplomowej: przykłady”.

Kiedy zamieniać odpowiedzi na liczby, a kiedy zostawić słowa?

„Studia stacjonarne” i „studia niestacjonarne” można zapisać jako 1 i 2. Liczby są tutaj tylko skrótami nazw. Nie oznaczają, że drugi tryb studiów jest dwa razy większy lub lepszy. Podobnie oceny od 1 do 5 mają ustaloną kolejność, ale samo ponumerowanie odpowiedzi nie dowodzi, że różnica między każdą parą kolejnych ocen jest taka sama.

Nie musisz jednak zamieniać każdego słowa na cyfrę. To zależy od sposobu dalszej analizy i używanego programu. Najważniejszy jest konsekwentny zapis oraz wyjaśnienie jego znaczenia. Jeśli ustalono kody liczbowe, dołącz ich opis. W podręczniku APS osobno omówiono nazywanie poszczególnych odpowiedzi i oznaczanie braków. To przydatne rozróżnienie: oznaczenie „brak odpowiedzi” nie jest kolejną oceną na skali.

Przejrzyj również odpowiedzi, które mają być liczbami. Zapis „20 h” najlepiej rozdzielić na liczbę 20 w komórce i informację o godzinach w opisie kolumny. Nie usuwaj natomiast zer z numeru ankiety, jeżeli „001” służy jej rozpoznaniu. Daty zapisuj jednoznacznie, na przykład rok, miesiąc i dzień. Zapis 03/04 można przeczytać jako 3 kwietnia lub 4 marca, zależnie od ustawień programu.

Co zrobić z pustymi polami, zerem i odpowiedzią „nie wiem”?

Wróćmy do godzin pracy. Obok kolumny z liczbami możesz dodać kolumnę „Uwagi do odpowiedzi”. Zapiszesz w niej, czy godziny podano, czy osoba pominęła pytanie, czy formularz w ogóle go jej nie wyświetlił. Dzięki temu nie pomylisz studenta, który nie pracuje zarobkowo, ze studentem pracującym, który nie podał liczby godzin.

• 0: uczestnik rzeczywiście podał zero, a treść pytania dopuszcza taką odpowiedź.
• Brak odpowiedzi: osoba powinna była odpowiedzieć, ale nie podała wartości.
• Nie dotyczy: zgodnie z układem ankiety pytanie nie było przeznaczone dla tej osoby.
• Nie wiem lub nie chcę odpowiadać: zachowaj tę informację, jeśli taką opcję wybrano w formularzu.

Gdy masz tylko pustą komórkę, nie zgaduj, dlaczego ktoś nic nie wpisał. Sprawdź treść i kolejność pytań. Jeżeli nadal nie możesz ustalić przyczyny, po prostu odnotuj tę niepewność. Przy kolejnej ankiecie warto przetestować wcześniej, komu wyświetlają się poszczególne pytania. Na takie powiązania i próbne wypełnienie formularza zwraca uwagę również Urząd Statystyczny w Poznaniu.

Uważaj na umowne oznaczenia, na przykład 99 lub -9. Jeżeli znaczą „brak”, nie mogą później wejść do średniej ocen czy godzin. Excel potraktuje je jak zwykłe liczby, jeśli obliczenie ich nie wyklucza. Nie uzupełniaj też wszystkich pustych pól przeciętną odpowiedzią innych osób. Najpierw trzeba ocenić, ile odpowiedzi brakuje, czego dotyczą i jakie zasady obowiązują w zastosowanym kwestionariuszu.

Właśnie tutaj przydaje się konsultacja przed rozpoczęciem testów. W ramach usługi „Analiza statystyczna do pracy magisterskiej i licencjackiej” można ustalić, jak uwzględnić braki i które odpowiedzi nadają się do zaplanowanych obliczeń. Chodzi o zachowanie znaczenia danych, a nie o takie ich poprawianie, żeby wynik potwierdził hipotezę.

Co zrobić, gdy pytania mają różny sposób punktowania?

W niektórych gotowych kwestionariuszach część odpowiedzi trzeba przeliczyć przed zsumowaniem punktów. Na przykład jedno stwierdzenie opisuje swobodę podczas wystąpień, a drugie napięcie. Najpierw sprawdź instrukcję danego narzędzia. Samo negatywne brzmienie zdania nie oznacza jeszcze, że należy odwrócić punktację. Nie podejmuj takiej decyzji dopiero po zobaczeniu wyników.

Jeśli instrukcja każe odwrócić punkty od 1 do 5, odpowiedź 1 otrzymuje po przeliczeniu 5 punktów, 2 otrzymuje 4, a 3 pozostaje 3. Z kolei 4 zmienia się w 2, a 5 w 1. Zapisz przeliczone punkty w nowej kolumnie i zachowaj oryginalną odpowiedź obok. Jeśli skala zaczyna się od zera, sposób przeliczenia będzie inny. Nie kopiuj reguły z innego kwestionariusza.

Sprawdź ręcznie przynajmniej odpowiedzi 1, 3 i 5 oraz puste pole. Przy tej skali wynik 6 oznacza błąd. Nie musisz korzystać z formuły, jeżeli przygotowujesz plik do przekazania komuś do analizy: dołącz wtedy instrukcję kwestionariusza i nie zmieniaj odpowiedzi. Suma lub średnia z kilku pytań ma sens dopiero wtedy, gdy pozwalają na to zasady danego narzędzia, również zasady postępowania z niepełnymi odpowiedziami.

Jak zapisać pytanie, w którym można zaznaczyć kilka odpowiedzi?

W ankiecie o konsultacjach jedna osoba mogła zaznaczyć jednocześnie e-mail i spotkanie. Obie odpowiedzi są ważne. Żeby łatwiej je policzyć, utwórz osobne kolumny „E-mail”, „Spotkanie” i „Wideorozmowa”. Dla osoby, która odpowiedziała na to pytanie, wpisz 1 przy wybranej formie i 0 przy niewybranej. Nasze trzy ankiety będą wyglądały tak:

• S001: e-mail 1, spotkanie 1, wideorozmowa 0.
• S002: e-mail 0, spotkanie 0, wideorozmowa 1.
• S003: e-mail 1, spotkanie 0, wideorozmowa 0.

Jeżeli ktoś nie odpowiedział na całe pytanie, nie wpisuj automatycznie trzech zer. „Nie korzystam z żadnej formy” nie musi znaczyć tego samego co „nie odpowiedziałem”. Pomaga osobna opcja „żadna z wymienionych”. Przewodnik Kent State University pokazuje, jak rozdzielenie tych sytuacji wpływa na późniejsze liczenie odpowiedzi. Jeśli ankieta tego nie rozróżnia, zachowaj tę informację zamiast dopisywać uczestnikowi wybór.

Pamiętaj też, że można liczyć osoby lub wszystkie zaznaczenia. Student korzystający z dwóch form kontaktu to jedna osoba, ale dwa wskazania. Dlatego późniejsze odsetki odnoszące się do osób nie muszą sumować się do 100%. Nie usuwaj drugiego wyboru, żeby „naprawić” sumę. Przy automatycznym rozdzielaniu odpowiedzi sprawdź kilka wierszy ręcznie: podobne nazwy lub przecinki wewnątrz odpowiedzi mogą prowadzić do pomyłki.

Jak uporządkować wypowiedzi zapisane własnymi słowami?

Na pytanie „Co utrudnia udział w konsultacjach?” ktoś odpowiada: „Termin pokrywa się z pracą, a dojazd zajmuje godzinę”. Zachowaj całą wypowiedź. Obok możesz przypisać jej dwa tematy: niedogodny termin i dojazd. Nie skracaj jej do „brak czasu”, bo zniknie część informacji. Jeśli zamierzasz liczyć tematy, ustal najpierw, czy jedna wypowiedź może należeć do kilku grup.

Przeczytaj część odpowiedzi i opisz, co zaliczasz do każdej grupy. Sprawdź, czy te same zasady da się zastosować do pozostałych wypowiedzi. Jeśli zmienisz opis grupy, wróć także do wcześniejszych odpowiedzi. Literówkę możesz poprawić w kopii pomocniczej, lecz nie zmieniaj znaczenia słów uczestnika. Przed przekazaniem materiału usuń informacje pozwalające go rozpoznać, na przykład nazwisko wpisane w dłuższym komentarzu.

Ostatnia kontrola: czy plik nadal zgadza się z ankietą?

Zanim zaczniesz obliczenia, poszukaj zwykłych błędów zapisu. Ocena 7 w pytaniu ze skalą 1-5 wymaga wyjaśnienia. Bardzo duża, ale możliwa liczba godzin nie jest natomiast automatycznie błędem. Porównaj ją z treścią pytania i oryginalną odpowiedzią. Porządkowanie danych ma usuwać pomyłki, a nie odpowiedzi, które utrudniają uzyskanie oczekiwanego wyniku.

1. Sprawdź, czy liczba ankiet zgadza się z pobranym plikiem, a każda ma własny numer.
2. Przejrzyj odpowiedzi w każdej kolumnie. Poszukaj literówek, dodatkowych spacji i zapisów innych niż przewidywał formularz.
3. Sprawdź dozwolone oceny i kolejność pytań, na przykład godziny pracy u osób zaznaczających „nie pracuję”.
4. Policz brakujące odpowiedzi osobno dla każdego pytania. Oddziel sytuacje, w których pytanie kogoś nie dotyczyło.
5. Porównaj kilka przeliczeń punktów i odpowiedzi wielokrotnego wyboru z oryginałem.
6. Upewnij się, że przy sortowaniu przesuwały się całe wiersze, a nie tylko jedna kolumna z odpowiedziami.
7. Jeżeli ankieta nie będzie uwzględniona w analizie, zapisz powód i pozostaw ją w oryginalnym pliku.

Dwie identyczne odpowiedzi nie dowodzą, że jedna osoba wysłała ankietę dwa razy. Zanim coś usuniesz, sprawdź, jakie masz podstawy do rozpoznania powtórnego zgłoszenia. Mogą być potrzebne informacje o czasie wysłania lub wcześniej ustalony sposób rozpoznawania ankiet. Samo podobieństwo odpowiedzi nie wystarcza. Zapisana decyzja pozwoli później wyjaśnić, dlaczego analizujesz mniej ankiet, niż początkowo pobrano.

Co wysłać razem z odpowiedziami, żeby można było je opracować?

Zwykle wygodnie zachować plik Excela w formacie XLSX, z osobnymi arkuszami na odpowiedzi, objaśnienia i notatki o zmianach. Jeśli osoba opracowująca wyniki potrzebuje CSV, uzgodnij sposób zapisania pliku. CSV przenosi dane jednego arkusza, nie cały komplet objaśnień. Po ponownym otwarciu sprawdź, czy kolumny się nie połączyły, polskie i ukraińskie litery są czytelne, a liczby i daty pozostały takie same.

Jeżeli używano formuł, zachowaj również wersję, w której można sprawdzić obliczenia. Ustal, czy do dalszej analizy potrzebny jest plik z samymi wynikami tych formuł. Sprawdź także puste pola: komórka wyglądająca na pustą może zawierać formułę, a kolejny program nie zawsze odczyta ją jako brak odpowiedzi. Porównanie kilku takich miejsc po otwarciu pliku pozwala uniknąć późniejszych błędów.

Dołącz dokładny formularz ankiety, wyjaśnienie kolumn, instrukcję punktowania użytych skal oraz pytania badawcze. Zaznacz, co zostało już zmienione i które odpowiedzi budzą wątpliwości. Taki zestaw pozwala przejść do opracowania wyników bez odgadywania znaczenia liczb. Kolejny etap opisuje poradnik „Jak opracować wyniki ankiety w pracy dyplomowej? Excel i przykłady”.

Źródła i zakres wykorzystania

Poniższe materiały pomagają rozdzielić opis odpowiedzi, oznaczanie braków i przygotowanie pliku. Przy przeliczaniu punktów zawsze potrzebna jest również instrukcja kwestionariusza, z którego rzeczywiście korzystasz.

• Firkowska-Mankiewicz A., Kanash T., Tarkowska E. (red.), Krótkie wykłady z socjologii. Przegląd problemów i metod, Warszawa 2012. Aneks R. Grzejszczaka, s. 385-387: etykiety wartości i oznaczanie braków.
• Biblioteka Główna AGH, RODBUK: dokumentowanie zbioru danych: opis zmiennych, formatów i reguł nazewnictwa.
• Urząd Statystyczny w Poznaniu, Jak przygotować i przeprowadzić badanie ankietowe?, 2024: podstawy pilotażu i powiązań między pytaniami.
• Kent State University Libraries, Working with “Check All That Apply” Survey Data: organizacja odpowiedzi wielokrotnego wyboru.